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Nos entreprises reçoivent des visiteurs de façon quasi permanente : sous-traitants, commerciaux, formateurs, agents de l’État, clients, fournisseurs. Cette coactivité est quotidienne dans nos entreprises, au point que le Code du travail l’encadre par différents textes que nous verrons une prochaine fois. Commençons d’abord par le plus simple, en apparence, les visiteurs occasionnels.
En apparence, parce qu’avec le Covid-19, même les gestes du quotidien deviennent compliqués. La visite d’un fournisseur qu’on a déjà remise à plus tard plusieurs fois va devoir être réalisée. Le prestataire informatique ne peut pas tout réparer à distance. Le livreur de colis devra bien passer par l’accueil. On déconfine, c’est bien, mais dans les faits ça veut dire quoi ?
Qu’est-ce qui a vraiment changé ?
Avant quand une personne venait dans notre entreprise, elle se présentait à l’accueil, disait bonjour, donnait sa carte d’identité et on venait la chercher. C’était facile.
Puis il y a eu le Covid-19 et on apprit plein de nouveaux mots : confinement, déconfinement, gestes barrières, distanciation sociale, à moins que ce ne soit distanciation physique, solution hydroalcoolique, masque FFP2, qui n’a rien à voir avec un masque de chirurgien, ou le tout nouveau masque grand public…
Avec le déconfinement, quand le visiteur se présente à l’accueil, on se demande ce qu’il fait ici. N’aurait-on pas pu faire ce rendez-vous par téléphone ? Toujours est-il qu’il est devant l’accueil, et sans son masque de surcroît. Il est parti un peu vite ce matin, et il pensait qu’on lui en donnerait un. Il nous tend sa carte d’identité. Est-ce qu’on la prend ? Puis, il faut que quelqu’un l’accompagne dans l’entreprise, sauf que la personne qui devrait s’en occuper est en télétravail aujourd’hui.
Alors on se dit que c’était mieux avant, parce qu’avec un peu de bon sens et de politesse, on réglait bien des problèmes.
Et si rien n’avait vraiment changé ?
Mais finalement, qu’est-ce qui est si différent ? Ce qui n’a pas changé, c’est qu’accueillir un visiteur après le déconfinement, ça se prépare. On se met d’accord sur une date, une heure et un lieu. Et puis, si on sait qu’il y a des particularités, on en discute avant avec son visiteur :
- « Vous aurez un accueil sécurité avant de rentrer sur le site, prévoyez d’arriver au moins un quart d’heure en avance »
- « Vous n’avez pas de chaussures de sécurité ? Nous pouvons vous en prêter une paire. »
- « Vous allez animer une formation ? Aurez-vous besoin un vidéoprojecteur ou d’un tableau blanc ? »
Donc, si la question est de savoir comment nous pouvons accueillir correctement nos visiteurs en période de Covid, pas de panique. Finalement, avec un peu de bon sens on devrait encore pouvoir s’en sortir.
Demandons-nous si cette visite peut être remplacée par du distanciel : appel téléphonique, visioconférence, échanges par courriels. En même temps, il faudra bien se voir en vrai un jour ou l’autre.
Ensuite, on peut dresser une liste des mesures mises en place par notre entreprise et que devra appliquer notre visiteur. Certaines entreprises ont rendu obligatoire le port du masque, et d’autres pas. Notre visiteur n’est pas devin, il faut lui dire quelles sont nos règles de fonctionnement.
Quand on prépare cette visite, on peut aussi voir avec lui la question des repas, de l’hébergement et des transports locaux. S’il est en déplacement loin de sa base, il aura besoin de trouver des solutions pour déjeuner, dormir, se déplacer. Notre connaissance de la région peut lui faciliter la vie.
Demandons-nous aussi s’il a des besoins particuliers quand il est dans nos locaux. Imaginons qu’on accueille un formateur pour une formation en interne :
- L’animateur et les participants seront-ils obligés de porter un masque ? Ce n’est clairement pas idéal en termes d’animation pour le formateur et de compréhension pour les participants ;
- Sinon, est-ce que le formateur peut utiliser une visière ? Pas sûr que ce soit beaucoup plus pratique.
- Est-ce que la distanciation physique peut être suffisante pour ne pas porter de masque ? Encore faut-il que la salle de formation permette de la respecter et soit aérée régulièrement.
Finalement, pour bien accueillir un visiteur après le déconfinement, on peut se poser 3 questions :
- Peut-on faire ce rendez-vous en distanciel ?
- A-t-on informé notre visiteur des mesures de prévention qu’il devra appliquer ?
- A-t-il de son côté des informations à nous communiquer pour que son intervention se passe dans de bonnes conditions ?
Bien sûr, ces mesures de bon sens ne remplacent pas le plan de prévention quand il est obligatoire, mais ça, c’est une autre histoire Nous aurons l’occasion d’évoquer ce sujet prochainement.
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